Pořádáte setkání?

Je to už nějaký čas, co jsem organizoval "víkendová setkání", možná bude moje informace neúplná nebo místy nesrozumitelná, ale to můžeme doladit v komentářích. Renáta NewOld a Lentilka potřebují nutně trochu relaxu a dobrých slov, zkusme si tedy probrat, jak by taková "víkendovka" (ano děti moje takřka vlastní, víkendovka, nikoli fikendovka) měla/mohla být připravena organizačně.

První věc, na které je třeba se dohodnout je termín. Jakmile dovolíš diskusi o termínu, nikam se nejede. Kolik je lidí, tolik je termínů, takže tady platí základní pravidlo: NIKDY NENECHÁVEJ DISKUTOVAT O TERMÍNU.  Termín setkání vždycky urči jako pevný a neměnný - kdo se chce zúčastnit, způsob si najde. Kdo si stěžuje na termín, nechce se účastnit a jen opruzuje. To si nevymýšlím, to je zkušenost.

Další důležitá záležitost je výběr místa setkání. Tady je možné dát i pár týdnů na to, aby se sesbíraly mezi potenciálními účastníky tipy na místo, kam se pojede. Jediné, co určíš je termín, dokdy ti mají tipy posílat. Můžeš nastavit nějaká omezení (oblast, hotel, penzion, velikost pokojů, kvalita restaurace).

Víkendovka znamená setkání s příjezdem v sobotu dopoledne a odjezdem v neděli po obědě. Rozšíření na příjezd v pátek je možné jen v případě, že v pátek hodlá přijet organizátor. Ten to totiž bude financovat.

Zjistíš si počet účastníků - podle toho si naplánuješ potřebný počet lůžek a podle toho vybíráš ubytování - zájemci se ti hlásí via e-mail a ty předběžně zajistíš potřebný počet lůžek a pokojů - prostě se telefonicky nebo mejlem domluvíš s příslušným hotelem nebo penziónem.

Máš termín, máš místo, máš počet účastníků a chceš rezervovat pokoje a rezervace už je krokem vážným, často i placeným. Jenže vrtá ti hlavou, jak se pojistit, aby tě potenciální účastníci nepřečurali a slíbenou účast nakonec nenechali vyšumět. Nechceš platit přece za nevyužitá rezervovaná lůžka, že ne?

Je tady tudíž čas na závaznou objednávku. Zájemcům o akci pošli mejlem zprávu s číslem účtu, kam ti pošlou peníze na ubytování a případně stravu - záleží na tobě, já řešil stravování jen občas.. Ale pozor. Znáš je převážně podle nicku - co s tím? Současně s penězi ti pošlou jako variabilní symbol svoje číslo telefonu a do "zprávy pro příjemce" napíšou, za koho platí. Samozřejmě určíš i termín, do kdy dotyční mají peníze uhradit. A slavnostně jim sdělíš, že záloha je v případě neúčasti nevratná, případně podmínky, za nichž záloha bude vrácena. Osobně bych nepovažoval za problém, že mi v případě neúčasti nevrátí zálohu, těší mě a jsem srozuměn s tím, že jsem-li z nějakého důvodu nepřítomen, přátelé, byť virtuální, se za ty prachy slušně pobaví a pošlou mi pár fotek.

Takže máš na kontě balík peněz od přátel, které jsi nikdy neviděl(a) a řešíš, zda je zdefraudovat, či nikoli.

Osobně považuju za pitomost řešit otázku defraudace pár drobných tisícovek, když na druhé misce vah je možnost zjistit, zda ti lidé jsou i ve skutečnosti tak milí (nebo protivní) jak se ti jeví z webu.

Máme tedy v této fázi rezervovány pokoje v dohodnutém místě a termínu, vše je připraveno k setkání.

Aby bylo i to setkání úspěšné, lidi se ti nesmí nudit. Jestliže jde o setkání relaxační, je dobré mít alespoň rámcově připravený program - objednaný bowlingový sál, je-li k dispozici, výlet do okolí za památkami, karetní hry (ne, opravdu svlíkací poker nedoporučuju, alespoň ne napoprvé), hudební nástroje (hřeben, kazoo, foukací harmonika, kytara, klávesy...), karaoke. A jiné. Je dobré, když si každý "něco" pro ostatní připraví, i když to třeba nebude využito - kdo je připraven, není překvapen - říkal již starý Suvorov. 

Další vhodnou záležitostí je mít k dispozici vlastní alkohol a samožerky (oříšky, křupky, čipsy a tak) protože přece nenecháme majitele penzionu vydělávat na malých porciích předraženého zboží. Tuhle záležitost zajišťuje po dohodě z ostatními organizátor (nebo ten, komu se to vejde bez problémů do auta) přičemž cena zmíněného zboží jest zakalkulována do ceny pobytu a vybrána předem.

Lidi se vám nesmí nudit, organizátor pomáhá prolomit ledy, srší humorem, je i tam, kde ho není potřeba a tak podobně. Prostě se stará a organizuje.

Bylo-liž co nesrozumitelno, kterak již pravil jsem, probermež to v komentech.

Tak kdo si troufá to spustit?